Facture X et Expertise-Comptable

L’évolution des échanges et le numérique introduisent la révolution du métier

            L’apparition des nouvelles technologies et le changement des comportements des consommateurs se font également ressentir dans le secteur de la comptabilité et viennent bouleverser les méthodes de travail traditionnelles. Les cabinets d’expertise-comptables évoluent aujourd’hui sur un marché extrêmement mouvant, c’est pourquoi il est nécessaire de réorienter et restructurer leur organisation. Dans le cadre de la transformation digitale, de nombreux outils numériques apparaissent sur le marché, au service des cabinets comptables et de leurs clients. La mise en place et l’utilisation de ces outils est une première étape vers un process numérique complet. 

Qu’est-ce que la Facture-X ?

            Ce nouveau format standardisé aux normes européennes, pris en charge par l’Afnor le 28 Juin 2017, se compose d’un fichier PDF lisible pour les utilisateurs et de données attachées en XML pour automatiser les traitements. Son intérêt est tout d’abord de permettre aux émetteurs de factures de proposer des factures auxquelles on peut attacher du contenu. Les différentes variations de ce standard sont en cours de définition pour permettre des traitements de plus en plus sophistiqués. Une Facture-X peut ainsi être importée automatiquement de façon fiable dans un logiciel comptable, en évitant toute saisie de la facture en comptabilité. Dans le secteur public, le processus est déjà enclenché via la plate-forme Chorus Pro et certains éditeurs proposent ce format pour transmettre à cette plate-forme.

Un processus inévitable qui nécessite une véritable anticipation

            La dématérialisation des factures, même sans aller jusqu’à la facture-X, permet ou permettra aux cabinets d’améliorer leur productivité. En automatisant les tâches, cela devrait permettre d’optimiser les temps pour proposer et développer de nouvelles missions orientées vers le conseil. L’utilisation des outils numériques, pas encore complétement généralisé en cabinet comptable, permet encore également de donner un véritable avantage concurrentiel. S’adapter aux évolutions du marché et innover est dès aujourd’hui un enjeu critique pour tous les cabinets comptables qui souhaitent devancer leurs concurrents et continuer de croître dans un contexte concurrentiel de plus en plus accru. Proposer le numérique dans la relation clients et aussi une façon pour les cabinets de s’adapter aux nouvelles méthodes de travail et d’organisation des entreprises en répondant ainsi aux nouveaux besoins de leurs clients.

La facture X n’étant pas encore généralisée, GED et OCR permettent de démarrer

            Il existe différents outils numériques mis à disposition des cabinets comptables qui répondent à des besoins spécifiques pour le cabinet. On remarque tout d’abord les outils collaboratifs, qui permettent de favoriser comme son nom l’indique le travail collaboratif. Cette notion doit être comprise comme une forme d’organisation de travail. Il s’agit dans un premier temps d’un outil d’aide à la collaboration au niveau interne pour les collaborateurs du cabinet, dans le but de faciliter la communication et la gestion des tâches en centralisant les informations. Ensuite, cette collaboration se fait également avec les clients du cabinet comptable. Il est possible aujourd’hui de mettre à leur disposition un certain nombre de documents via un portail collaboratif. Celui-ci peut être accessible directement sur le site web du cabinet comptable. Le cabinet peut incorporer un certain nombre de services numériques au sein de ce portail en fonction des besoins du client. Ainsi, cela permet d’améliorer la relation client digitale du cabinet en donnant accès aux clients à des informations ou documents sur sa comptabilité. Les chefs d’entreprises peuvent avoir une gestion plus fine au quotidien.

            La dématérialisation des documents touche également les cabinets comptables. L’utilisation de ces outils dit de « Gestion Electronique de Document » (GED) permet aux cabinets de gérer et de stocker des grands volumes de fichiers. La dématérialisation optimise les échanges de documents et améliore la productivité des cabinets, tout en garantissant une meilleure sécurité. Pour anticiper le passage à la facture numérique, les cabinets peuvent dès maintenant approfondir leur stratégie digitale en proposant des services qui permettent le traitement des fichiers PDF, avec par exemple l’OCR, l’indexation ou encore le classement automatisé. Ces outils permettent aux collaborateurs du cabinet de ne pas ressaisir les factures numériques reçues.

Fidéliser et prospecter avec le digital pour consolider son portefeuille avant la révolution

            Par ailleurs, on remarque également l’utilisation de certains outils pour favoriser le développement commercial des cabinets comptables. Dans la phase de prospection, les outils de CRM (Customer Relationship Management) aident à la gestion commerciale en optimisant le temps consacré à la recherche des prospects ; faire le suivi des actions, relancer les prospects et développer la vente des services du cabinet. En ce qui concerne la phase de fidélisation, les cabinets peuvent étudier les comportements et habitudes des clients actuels afin de les segmenter et proposer de nouveaux services. Il existe différents outils disponibles avec des fonctionnalités qui s’adaptent en fonction des cabinets. Le but est d’améliorer la fidélisation des clients et de faire face à la concurrence.

            La profession comptable est de plus en plus confrontée à la concurrence, c’est pourquoi il est nécessaire de se démarquer, afin de développer leur activité. Les outils numériques représentent un fort potentiel pour aider au développement des cabinets. En effet, de plus en plus d’experts-comptables créent leur site Internet, leur blog, et/ou sont présents sur les réseaux sociaux, afin d’améliorer la visibilité numérique de leur cabinet. Ces nouveaux outils numériques s’inscrivent dans le cadre des évolutions grandissantes en termes de nouvelles technologies et de nouvelles méthodes de communication. Ce sont ces nouveaux moyens mis à disposition des cabinets comptables qui leur permettent de gagner en visibilité, de susciter l’intérêt auprès des clients et de capter de nouveaux prospects. Ils vous permettent de déployer la vision de votre cabinet tout en exposant les services que vous proposez à vos clients.

Le digital comme facteur de changement de modèle économique et d’organisation

            Les outils numériques ont pour principal but de faire gagner du temps aux experts-comptables et collaborateurs dans la gestion de leurs dossiers, d’améliorer leur visibilité numérique, afin de développer leur activité. Néanmoins, la mise en place et l’utilisation de ces outils nécessite au préalable une réorganisation du cabinet, pour que cette transition soit réalisable et bénéfique. C’est une étape qui nécessite du temps pour la mise en place et le suivi de ces outils. Il faut également former les collaborateurs aux outils et en assurer le suivi. C’est pourquoi il existe aujourd’hui des personnes externes qui peuvent accompagner les experts-comptables dans leur transformation digitale. Grâce au numérique, la profession peut enfin apporter des outils complémentaires à plus forte valeur ajoutée.

            La généralisation de la facture X supprimera les postes traditionnels dans les cabinets et appuiera comme un levier vers la baisse des prix de vente de la comptabilité. Chaque professionnel doit anticiper cette évolution par une approche à la fois commerciale, marketing mais aussi pédagogique et formatrice.

Facture X et Expertise-Comptables – Auteur Constance HOUTEKINS


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